Guide explicatif et conditions générales d'utilisation

I/ Présentation du service de Saisine par Voie Electronique

a-    Définition du service

Le formulaire dénommé « formulaire SVE » est un téléservice au sens de l’ordonnance n°2014-1330 du 6 novembre 2014 modifiant l’ordonnance 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative au droit des usagers de saisir l’administration par voie électronique.

Ce formulaire SVE est proposé afin de simplifier vos démarches administratives auprès de la Mairie de Ittenheim.

Ce téléservice prévoit que les usagers (particuliers, associations, entreprises) puissent renseigner en ligne ce formulaire pour déposer auprès de la Mairie de Ittenheim une demande d’information ou un envoi de dossier lié à une démarche administrative, avec envoi de pièces justificatives si nécessaire.

Le service est facultatif et gratuit.

L’utilisation de la langue française est obligatoire.

Ce service ne permet pas de déposer une démarche qui est exclue du droit de saisine électronique par les décrets référencés ci-après, ni d’effectuer une démarche pour laquelle un téléservice ou une téléprocédure dédiés existent.

Pour les autres démarches pour lesquelles la Mairie de Ittenheim est compétente, l’usager utilise ce formulaire SVE mis à disposition sur le site de la Mairie de Ittenheim.

Avant de commencer l’utilisation du formulaire de SVE, nous vous invitons à prendre connaissance des exceptions et textes de référence sur https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F33323

b-    Utilisation du service

L’utilisation du service est subordonnée à l’acceptation par l’usager des présentes conditions d’utilisation, et, le cas échéant, des conditions spécifiques propres à chacune des démarches administratives proposées.

Les conditions d’utilisation du formulaire SVE s’inscrivent dans le cadre de l’article 3 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives modifiée par l’ordonnance n° 2014-1330 du 6 novembre 2014.

Lorsqu’un téléservice dédié à une démarche administrative précise et ouverte au droit de saisine électronique n’existe pas, ce formulaire SVE de dépôt de demande est la voie unique de saisine par voie électronique de la Mairie de Ittenheim conformément à l’article 3 de l’ordonnance 2005-1516 du 8 décembre 2005 modifiée.

Les présentes conditions générales s’imposent à tout usager du service.

II/ Fonctionnement du service

L’utilisation du présent service requiert une connexion et un navigateur Internet.

Le navigateur doit être configuré pour autoriser les pop-in (fenêtre intégrée au site).

a-    Identification de l’usager

Lors de l’utilisation du service, l’usager s’identifie en complétant les renseignements demandés dans le présent formulaire SVE du site de la Mairie de Ittenheim, faute de quoi la demande ne sera pas recevable.

Si l’usager est un professionnel ou une association, un identifiant de la personne morale concernée doit être fourni dans le champ correspondant du formulaire : numéro d’inscription au répertoire des entreprises et de leurs établissements ou numéro SIRET ou numéro d’inscription au répertoire national des associations.

En complément des renseignements demandés, l’usager du Service doit obligatoirement fournir une adresse électronique valide et à laquelle il a accès, car cette adresse pourra être utilisée par la Mairie de Ittenheim pour l’envoi de toute réponse relative à la demande. La Mairie de Ittenheim se réserve toutefois le droit de répondre par voie postale.

b-    Remplissage du formulaire

L’usager remplit en ligne le formulaire et valide celui-ci en y joignant éventuellement les pièces nécessaires au traitement de sa demande.

Un maximum de trois (3) fichiers de pièces justificatives sera accepté. Seuls les formats suivants seront acceptés, avec un poids maximum de 5Mo par pièce : JPG/PNG/PDF/DOC/DOCX/XLS/XLSX/TXT.

Avant validation et envoi du formulaire SVE, l’usager s’engage à vérifier l’exactitude des informations transmises car la confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci.

Simultanément à l’envoi de sa demande à la Mairie de Ittenheim, l’usager recevra par e-mail, à l’adresse électronique qu’il aura renseignée dans le formulaire SVE, une copie de sa demande.

c-    Accusé d’enregistrement automatique

Après transmission, un accusé d’enregistrement de la demande est immédiatement envoyé à l’adresse électronique fournie par l’usager.

Si cet accusé n’est pas réceptionné (vérifier les spams dans la boîte de réception), l’usager doit considérer que sa demande n’a pas été prise en compte et devra refaire sa demande.

Toutefois, avant de la reformuler, l’usager doit vérifier la validité et le bon fonctionnement de son adresse électronique.

d-    Accusé de réception électronique

Si sa demande a bien été réceptionné, l’usager recevra à l’adresse électronique fournie, dans les 10 jours ouvrés à compter de la réception de la demande par le service compétent, l’accusé de réception électronique dans les conditions prévues par l’article 5 de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005. Cet accusé comporte les mentions prévues par le décret n° 2016-1411 du 20 octobre 2016 relatif aux modalités de saisine de l’administration par voie électronique.

Postérieurement à sa demande initiale, l’usager peut compléter sa demande en remplissant en ligne un nouveau formulaire ou, sur l’invitation du service instructeur, en s’adressant directement par courriel au service instructeur mentionné dans l’accusé de réception. Il doit alors préciser obligatoirement le numéro de référence de sa demande initiale, reçu dans l’accusé de réception susvisé.

III/ Disponibilité et évolution du formulaire

L’accès au formulaire SVE est disponible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

La Mairie de Ittenheim se réserve toutefois la faculté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre, sans préavis, le présent formulaire SVE pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

L’indisponibilité du présent formulaire SVE ne donne droit à aucune indemnité. En cas d’indisponibilité du formulaire SVE sur le site de la Mairie de Ittenheim, l’usager en est informé et est alors invité à effectuer sa démarche ultérieurement.

Les termes des présentes conditions d’utilisation peuvent être modifiés à tout moment, sans préavis, en fonction de nouveaux paramétrages du service, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

IV/ Droit d’information et traitement des données à caractère personnel

a-    Droit d’information

En application de l’article 32 de la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et du décret n° 2016-1411 du 20 octobre 2016 relatif aux modalités de saisine de l’administration par voie électronique, les précisions suivantes sont apportées :

- un accusé de réception électronique délivré dans les dix jours ouvrés suivant l’émission de l’accusé d’enregistrement indiquera à l’usager la désignation, l’adresse postale et, le cas échéant, l’adresse électronique, ainsi que le numéro de téléphone du service chargé du dossier ;

- le traitement des données renseignées par l’usager a pour unique finalité d’instruire sa demande dans le cadre de sa démarche administrative et d’y répondre ;

- l’accusé de réception délivré au terme des dix jours ouvrés précisera à l’usager si sa demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d’acceptation ou à une décision implicite de rejet et la date à laquelle, à défaut d’une décision expresse, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée.

b-    Traitement des données à caractère personnel

La Mairie de Ittenheim s’engage à prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données collectées auprès de l’usager, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Ces données sont confidentielles et ne sont utilisées qu’à des fins de gestion des demandes formulées par l’usager.

Cependant, dans la mesure où les messages électroniques qui permettent la transmission du formulaire SVE transitent par les différents relais de messagerie Internet qui seraient utilisés pour atteindre le système de messagerie de la Mairie de Ittenheim, la Mairie de Ittenheim ne peut garantir la sécurité des données (notamment leur confidentialité et leur intégrité) que sur son propre système.

Les droits d’accès, de rectification et d’opposition prévus par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés peuvent s’exercer auprès de la Mairie de Ittenheim

La Mairie de Ittenheim s’engage à n’opérer aucune commercialisation des informations et documents transmis par l’usager au moyen du présent service et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

V/ Traitement des demandes abusives ou frauduleuses

Le droit de saisine électronique ne s’applique pas aux envois abusifs, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’information.

VI/ Engagements et responsabilité

L’usager du Service s’engage à ne fournir, dans le cadre de l’utilisation du présent service, que des informations exactes, à jour et complètes.

Dans l’hypothèse où l’usager ne s’acquitterait pas de cet engagement, la Mairie de Ittenheim se réserve le droit de suspendre ou résilier la démarche administrative, sans préjudice des éventuelles actions en responsabilité pénale et civile qui pourraient être engagées à son encontre.

Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code Pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.